股东周年大会是公司治理的重要机构，在保障股东权益、促进公司健康发展方面发挥关键作用。根据公司条例，每间有限公司每年都需要召开股东周年大会，会议时间和地点需要提前公布。
作出股东周年大会通知须知
股东周年大会一般需要提前最少21日发出通知，向股东们告知会议的详情。然而，只要全体有权出席大会的成员一致同意，该通知期可以缩短至少于21日。如果该会议并非周年大会，只要全体95%成员同意，有限公司的通知期最少14日，无限公司的通知期最少7日。
如果公司章程细则规定的通知期较长，则必须按照该较长通知期发出召开股东大会的通知。
在股东大会通知中，需要列出会议的日期、时间和地点、议程和简要概述，及拟通过的决议。
这些信息将帮助股东们了解会议的安排和内容，以便他们能够准备并参加会议。这也有助于提高股东大会的效率和质量，确保公司决策的正当性和合法性。
何时要召开股东周年大会？
在公司条例的管辖范围内，规定每间香港有限公司每年均须在特定时间召开股东周年大会。一间公司的第一个股东大会应在其成立后的18个月内举行，并且后续每年都需如期举行周年股东大会。
公司必须为其每一个财政年度在以下规定期限内举行周年大会：
倘若该公司属担保有限公司或非附属公众公司的私人公司，则须于会计年度结束后的9个月内，举行周年大会；以及
倘若该公司属其他类型的公司，则须于会计年度结束后的6个月内，举行周年大会。
倘若会计参照期为该公司的首个会计年度期，且该参照期超过12个月，则公司须在以下规定期限内举行周年大会：
倘若该公司属担保有限公司或非附属公众公司的私人公司，则必须于公司成立为法团的首个周年日后的9个月内，举行周年大会；或者于该会计参照期结束后的3个月内，举行周年大会，以较迟的日期为准；以及
倘若该公司属其他类型的公司，则必须于公司成立为法团的首个周年日后的6个月内，举行周年大会；或者于该会计参照期结束后的3个月内，举行周年大会，以较迟的日期为准。
对于上市公司而言，除了遵循上述规定外，还需按照香港上市规则的要求召开周年股东大会。
股东周年大会有什么功能？
股东周年大会是公司的重要治理机构，其主要功能包括：
- 决策公司重大事项：股东周年大会是公司最高权力机构，有权对公司重大事项进行决策。 例如，股东大会可以审议并批准公司的年度财务预算和报告、利润分配方案、投资计画等。
- 选举董事和其他重要职位：股东周年大会通常会选出公司董事和其他重要职位，包括监事、审计师等。
- 审议重大议案：股东周年大会可以审议和表决公司的重大议案，例如公司的合并、分立、资产重组等。
- 监督公司管理层：股东周年大会可以对公司管理层进行监督，透过审议公司的财务报告和其他重要讯息，了解公司的经营状况和管理层的履职情况。
- 股东沟通的平台：股东周年大会是股东与管理阶层、董事会和其他股东沟通的平台，股东可以在大会上提出问题和建议，参与公司的决策和管理。
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