股東周年大會是公司治理的重要機構，在保障股東權益、促進公司健康發展方面發揮關鍵作用。根據公司條例，每間有限公司每年都需要召開股東周年大會，會議時間和地點需要提前公佈。
作出股東周年大會通知須知
股東周年大會一般需要提前最少21日發出通知，向股東們告知會議的詳情。然而，只要全體有權出席大會的成員一致同意，該通知期可以縮短至少於21日。如果該會議並非周年大會，只要全體95%成員同意，有限公司的通知期最少14日，無限公司的通知期最少7日。
如果公司章程細則規定的通知期較長，則必須按照該較長通知期發出召開股東大會的通知。
在股東大會通知中，需要列出會議的日期、時間和地點、議程和簡要概述，及擬通過的決議。
這些信息將幫助股東們了解會議的安排和內容，以便他們能夠準備並參加會議。這也有助於提高股東大會的效率和質量，確保公司決策的正當性和合法性。
何時要召開股東周年大會？
在公司條例的管轄範圍內，規定每間香港有限公司每年均須在特定時間召開股東周年大會。一間公司的第一個股東大會應在其成立後的18個月內舉行，並且後續每年都需如期舉行周年股東大會。
公司必須為其每一個財政年度在以下規定期限內舉行周年大會：
倘若該公司屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，則須於會計年度結束後的9個月內，舉行周年大會；以及
倘若該公司屬其他類型的公司，則須於會計年度結束後的6個月內，舉行周年大會。
倘若會計參照期為該公司的首個會計年度期，且該參照期超過12個月，則公司須在以下規定期限內舉行周年大會：
倘若該公司屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，則必須於公司成立為法團的首個周年日後的9個月內，舉行周年大會；或者於該會計參照期結束後的3個月內，舉行周年大會，以較遲的日期為準；以及
倘若該公司屬其他類型的公司，則必須於公司成立為法團的首個周年日後的6個月內，舉行周年大會；或者於該會計參照期結束後的3個月內，舉行周年大會，以較遲的日期為準。
對於上市公司而言，除了遵循上述規定外，還需按照香港上市規則的要求召開周年股東大會。
股東周年大會有什麼功能？
股東週年大會是公司的重要治理機構，其主要功能包括：
- 決策公司重大事項：股東週年大會是公司最高權力機構，有權對公司重大事項進行決策。 例如，股東大會可以審議並批准公司的年度財務預算和報告、利潤分配方案、投資計畫等。
- 選舉董事和其他重要職位：股東週年大會通常會選出公司董事和其他重要職位，包括監事、審計師等。
- 審議重大議案：股東週年大會可以審議和表決公司的重大議案，例如公司的合併、分立、資產重組等。
- 監督公司管理層：股東週年大會可以對公司管理層進行監督，透過審議公司的財務報告和其他重要訊息，了解公司的經營狀況和管理層的履職情況。
- 股東溝通的平台：股東週年大會是股東與管理階層、董事會和其他股東溝通的平台，股東可以在大會上提出問題和建議，參與公司的決策和管理。
總之，股東周年大會是公司治理的重要組成部分，對保障股東的權益、促進公司的健康發展具有重要作用。通過召開股東周年大會，股東們可以共同參與公司的決策和管理，確保公司經營的正當性和合法性。
